10 Consejos para escribir emails a puerta fría de una forma más efectiva y cálida

Por Eva Teruel

15 Nov, 2021
Imagen de un buzón en medio de un paisaje frío

Hace unas semanas mi amiga Mariajo Punto, narradora oral de profesión, me pidió opinión sobre un texto que acababa de escribir.

Era un mensaje que quería enviar por correo electrónico a un montón de coles, bibliotecas y librerías para ofrecerles sus servicios.

El texto que tenía entre manos es lo que se llama un email a puerta fría.

¡Y tan fría! ¿Verdad?

Cómo no serlo si son mensajes de venta que mandas a personas que ni te conocen (la mayoría de las veces), ni te han dado permiso para escribirlas.  Es por eso que suelen resultar intrusivos y molestos.

Reconozco que a mí nunca me han gustado…

Pero la experiencia de mi amiga me ha servido para mirarlos con otros ojos. Y es que, escritos desde el respeto y cuidando bien las palabras, pueden convertirse en una gran ventana de oportunidad tanto para quien lo envía como para quien lo recibe.

Si te soy sincera, el mensaje de Mariajo tenía todas las papeletas de acabar en la papelera de todos esos potenciales clientes a los que quería escribir.

Su tono era educado y correcto, pero resultaba impersonal, demasiado centrado en la venta y algo egocéntrico.

La verdad…

Yo no veía  reflejada a mi amiga en ese texto. Le faltaba su chispa y esa pasión que derrocha hacia el mundo de los cuentos y la narración oral.

La buena noticia es que Mariajo, ¡que además de super lista es experta en sorprenderme!, supo aplicar a las mil maravillas los poquitos consejos de copywriting que le di.

Y así, como un calcetín al que das la vuelta, consiguió transformar ese primer email algo frío y desangelado en otro mucho más natural, auténtico y amigable.

Sí, un email a puerta fría en toda regla, pero que me apuesto lo que quieras arrancó más de una sonrisa a quien sea que tuvo la suerte de leerlo.

Pues bien…

Hoy quiero compartir contigo esas sugerencias que le hice a mi amiga cuando me enseñó el texto. Y también, otras que no la hice en ese momento (¡cachis!), pero que seguro la hubieran ayudado a lograr mejores resultados.  

Al final del post, te cuento cómo acabó la cosa, ¿vale?

1. Selecciona muy bien la lista

Mejor escribir a pocas personas por las que sientes un interés genuino (o que de verdad te tocan la patata, como diría mi amiga), que no a muchas que ni fu ni fa.

Un texto que mandas a un porrón de gente diferente raramente aportará un verdadero valor a quien lo lea. Se verá a la legua que es un texto de copia y pega. 

¿Y sabes lo que estarás transmitiendo con ello? 

Que esa persona o empresa, en realidad, te interesa poco. Que tan solo es un número más de tu lista. Y a nadie le gusta sentirse un número más, ¿a que no?

Muy diferente es cuando recibes un mensajes que se nota que ha sido escrito solo para ti.

 Las sensaciones cambian por completo.

2. Empatiza antes de escribir

Todo debería empezar por aquí.

Ponte en el lugar de la persona a la que vas a escribir.  Recuerda que no te conoce de nada, o de muy poco, y que encima has llegado a ella sin avisar.

Y bueno, acepta que a nadie nos gusta sentir que nos están vendiendo algo.

Nos guste o no, ¡esto es así!

Así que, piensa, ¿cómo reaccionarías tú ante un email como el tuyo?  

Solo escribiendo desde la empatía, conseguirás que tu mensaje no resulte agresivo y sea acogido sin demasiadas resistencias.

3. Valora el tiempo de tus potenciales clientes

Las  personas que van a recibir tu email seguro que tienen tan poco tiempo como tú, y su bandeja de correo igual de llena de mensajes por leer. 

¿Por qué van a dedicar un tiempo de su ajetreada vida a leerte y contestarte? 

Su tiempo es tan valioso como el tuyo, así que asegúrate de que lo que escribes merece la pena ser leído.

Con esta idea en tu cabeza, estarás ganando un montón de puntos para que tu mensaje resulte interesante para quien lo lea.

4. Personaliza y busca la conexión

¿A quién le gusta sentirse uno más del montón?

Para evitar esto, si es posible, dirígete a la persona a la que vas a escribir por su nombre.

Y piensa:

¿Qué me une a ella? ¿Por qué es especial para mí? ¿En qué momento la conocí? ¿Tenemos algún contacto en común?

Busca la conexión entre ella y tú.  Así será más fácil que despiertes su curiosidad y la motives para seguir leyendo.

Si no la conoces de nada, entra en sus redes sociales, en su página web o en su red de contactos. Preocúpate por conocerla un poco y pensar en qué podrías serle más útil.

Porque estarás de acuerdo conmigo:

No es lo mismo ofrecer a una persona tu catálogo de servicios en bruto que uno a medida que sabes que encajaría genial con sus necesidades actuales.

Claro, todo esto lo puedes hacer cuando tienes una lista pequeña de personas a las que enviar tu correo a puerta fría.

Si tu idea es escribir a una lista interminable de nombres, lo tendrás complicado para llegar a ese nivel de personalización y que tus emails tengan el impacto positivo que te gustaría.

5. No empieces hablando de tus servicios

Si lo haces demasiado pronto o de una forma muy directa, lo más probable es que tu lector o lectora decida no seguir leyendo.

Todo lo que huele a venta agresiva nos aleja del mensaje.

Por ello, empieza contando de forma honesta y natural quién eres y por qué le escribes. Se clara en tus intenciones, pero tratando de conectar sus intereses con los tuyos. 

Apunta a la necesidad concreta de esa persona o empresa a la que hablas, para que pueda verse identificada en tus palabras.

Solo con eso, ya le estarás dando un motivo para pensar, “Oye, quizás esto me interesa”.

6. Háblale de tu propósito

Vale, ha llegado el momento de hablar más a fondo de ti y de lo que haces.

Aquí, recuerda que no es cuestión de aburrir con un montón de detalles. Es el momento de dejar una semillita y de hacer entender a ese posible cliente cómo tu trabajo serviría para mejorar el suyo, o para resolver su problema o mejorar su calidad de vida.

Pero, te diría que no te quedes solo en eso. Al hablar de lo que haces, cuéntale también en un par de líneas qué es lo que te mueve, tu motivación más profunda.

Si has elegido bien a tu público objetivo, la persona que te lea compartirá muchos de tus valores, por lo que será un forma de conectar a un nivel más íntimo con ella y decirla,  “Ey, soy de los tuyos”, 

Mira, así de bonito lo hizo Mariajo:

«Soy Mariajopunto, narradora oral, amante de los libros y de las buenas historias. Me encanta contar y escuchar, en definitiva, compartir. Creo que a través de los libros y las historias conectamos con lo humano, con el otro y con nosotros mismos. Para mí, ahora mismo, eso es esencial”.

MariajoPunto

7. Incluye tus datos y una llamada a la acción

El final de tus email a puerta fría tiene mucha más miga de lo que crees, por eso es importante no descuidarlo.

Aquí, te pregunto:

 ¿Qué te gustaría que hicieran tus lectores después de leerlo? ¿Que te respondan por escrito a ese mismo correo? ¿Que agenden una reunión contigo? ¿Que vayan a tu página web y rellenen un formulario?

En definitiva, ¿Cuál es el objetivo concreto de tu email a puerta fría? ¿Qué pretendes conseguir con él?

Reflexiona sobre ello, porque todo el texto debería estar enfocado hacia ese objetivo y, muy especialmente, tu llamada a la acción.

Y es que, si no le indicas al lector o lectora cuál es el siguiente paso que tiene que dar, puede ocurrir que cierre el correo, vaya a otra cosa y tu mensaje caiga en el olvido.

Un ejemplo:

Pongamos que tu objetivo es que tu potencial cliente coja el teléfono y te llame. 

En ese caso, antes de darle a enviar, invítale de forma explícita a que te llame, indicándole tu número de teléfono y disponibilidad.

8. Aprovecha la posdata

¿Sabes que las posdatas siempre se leen? 

Sí, ¡están hechas a prueba de lectores con prisa!

Por eso, mi consejo es que las incluyas en tu email para darle un toque más personal a tu mensaje y, sobre todo, para destacar alguna información de especial interés.

Puedes aprovecharla para hacer en ella un último recordatorio, incluir el enlace a una oferta, reforzar la idea principal de tu mensaje o resolver alguna posible duda de tu cliente. 

A mí me encantan porque me recuerdan a las cartas de antes, y porque he comprobado en mis carnes que tienen un magnetismo especial.

9. Edita

Vamos a imaginarnos  que ya tienes el mensaje más o menos redactado.

Pues bien, ahora toca volver a leerlo y darle el toque final.

Lo primero, ¿Crees que tus potenciales clientes lo entenderán sin dificultad?

Revisa, por ejemplo, si has utilizado palabras o estructuras complejas y sustitúyelas por otras más sencillas, así lograrás aportar claridad a tu email.

Recuerda también escribir con naturalidad, no tengas miedo de mostrar eso que te hace humana. Tus potenciales clientes son como tú, les gusta conectar con gente de verdad. 

¡importante! Cuida la gramática y la ortografía. Una falta gorda puede echar por tierra todo tu esfuerzo. 

Que se note que has puesto cuidado en el texto y que eres una profesional.

10. Haz seguimiento

Si alguien te ha contestado mostrando interés en tu propuesta, sigue esa conversación hasta el final, porque de ella dependerá en buena parte que tu email a puerta fría termine en venta o no.

Es decir, no esperes que a la primera de cambio te contesten con un “¡¡Sííí, quiero contratar ya mismo tus servicios!!”

 Jeje, ojalá fuera tan sencillo.

Por ello, si alguien te contesta, intenta que la conversación no quede a medias.

Por ejemplo, si una persona te ha pedido un presupuesto y después de enviárselo no has vuelto a saber de ella, vuelve a escribirle al cabo de unos días o semanas. 

La falta de respuesta no siempre significa desinterés, puede ser simplemente que no lo haya recibido, que aún tenga dudas o que no haya llegado en el momento oportuno.

Como consumidora, a mí no me gusta que me insistan cuando he dejado claro que no es mi interés comprar. Pero, cuando no lo he hecho, sí veo natural y lógico que la persona que vende vuelva a mí. 

Te diría, incluso, que ha habido ocasiones en las que lo he agradecido.

Todo estos son los consejos que le daría a Mariajo Punto si volviera a preguntarme hoy.

También le diría que aquí no hay recetas ni palabras mágicas, solo recursos que están ahí para ayudarnos a que nuestra comunicación sea más eficaz y buena para el mundo.

Con todo, yo creo que no le fue muy mal, a ver qué te parece a ti:

Mi amiga envió unos 50 emails, 4 de ellos personalizados.

Pues bien, de esos 4 correos recibió contestación positiva de 2.

Del resto, 0.

Vale, está claro que no son los resultados que buscaba.

Pero segurísimo que la han puesto en la pista de lo que funciona mejor a la hora de escribir emails a puerta fría, ¿no crees?

Espero te haya sido útil este post.

¡Un abrazo y hasta la próxima!

P. D. ¿Cuál de estos tips te ha parecido más interesante? Ups, ahora me doy cuenta de que me he dejado en el tintero uno muy muy… super importante. ¿Se te ocurre cuál puede ser?

📸 Foto de portada de Daria Usanova.

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